Es común sentirse agobiado cuando acumulamos actividades pendientes al final del día, y ni imaginar cuando termina la semana y aún nos damos cuenta que tenemos una gran lista de tareas por concluir y que afectan directamente en nuestra productividad, todo porque no tenemos una buena gestión del tiempo. Si quieres saber más sobre como aumentar la productividad puedes leer nuestro artículo anterior titulado: incrementando nuestra productividad de forma sencilla.
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Definiendo la gestión del tiempo
Podríamos decir que la gestión del tiempo consiste en la división adecuada de este recurso, de acuerdo a las tareas y actividades que se deban desarrollar. Este es uno de los aspectos fundamentales dentro de los negocios ya que nos permite mejorar la productividad y la condición de los trabajos elaborados, además de incrementar nuestra calidad de vida debido a que aporta una sensación de calma, dejando a un lado la presión de labores inconclusas. Para lograr esto, tenemos que tener presente, más aún si somos trabajadores independientes, que no podemos hacernos cargo de todo lo relacionado a nuestra empresa o departamento, y es por ello que aprender a delegar o subcontratar es muy importante si queremos optimizar el tiempo.
Cuando la clave es priorizar y definir
En muchas oportunidades queremos abarcar gran cantidad de proyectos sin darnos cuenta que debemos poner límites y seleccionar aquellos que tengan mayor importancia y urgencia; de tal manera que se puedan establecer los objetivos concretos a cubrir para determinado periodo, partiendo de una planificación inicial donde podamos controlar y medir nuestro avance. De esta manera demostramos organización y responsabilidad; pilares fundamentales de cualquier líder o directivo en una organización.
Clasificar y limitar
Para seleccionar los proyectos y tareas más importantes a realizar, es bueno establecer una clasificación que nos permita decidir qué actividades a ejecutar en primer lugar de acuerdo a cierto criterio que refleje su importancia y urgencia, podríamos definir letras (A, B, C..) para indicar el nivel de importancia y números (1, 2, 3..) para la urgencia; por ejemplo un proyecto A1 seria de gran importancia y urgencia mientras uno C1 representa una tarea no importante pero urgente. Otro factor a considerar es establecer plazos para cada tarea, teniendo en cuenta que se debe ser crítico y realista en este aspecto; ya que establecer limites muy extensos puede ocasionar que se deje todo a última hora y por consiguiente se tenga el riesgo de que no cumplamos con nuestros objetivos a tiempo.
Concentración y enfoque
Tenemos que centrar nuestra atención en lo que estamos haciendo, abarcar gran cantidad de actividades en simultaneo puede hacer que al final del día no se haya concluido ninguna por no prestar suficiente atención a un solo punto de nuestra agenda, que quizá no nos tomaría más de una hora en culminar si nos hubiésemos dedicado solo a ella, por ello debemos aprovechar los momentos al máximo. Es de vital importancia también limitar las interrupciones: evitar conectarse a redes sociales, distraerse con el teléfono a cada momento, desviar la atención porque son tareas que nos resultan desagradables, en fin, son demasiados los distractores que podemos encontrar durante el día; no se trata de aislarnos del mundo y trabajar sin descanso, ya que bien sabemos que se necesitan breves recesos a lo largo de la jornada laboral; pero si debemos concentrarnos en los momentos requeridos y orientar nuestra atención a las actividades específicas por cumplir.
¿Haces un buen uso de tu tiempo dentro de tu jornada laboral? ¿Sabes clasificar tus actividades durante el día?
Si quieres saber más sobre la gestión del tiempo, puedes contactarte con nosotros o escribir tu consulta en la parte de abajo (sección comentarios).
Imagen de cocoparisienne vía pixabay.com bajo licencia creative commons.
